Im Grunde sind Aktenvorblätter das elektronisches Abbild des Aktendeckels, bzw. des Aktendeckblattes, auf dem die wichtigsten Informationen zu einer Akte stehen.
Der elektronischen Akte werden ebenfalls bestimmte Eigenschaften zugeordnet, die sie genauer beschreiben. Diese Eigenschaften werden in der Anwendung als Indexmerkmale bezeichnet. Beim Öffnen einer Akte werden diese Eigenschaften in einer Übersichtsseite, dem Aktenvorblatt dargestellt.
Das Aktenvorblatt ist also die Darstellung der Indexmerkmale und bietet die Möglichkeit, die Eigenschaften zu bearbeiten.
Die Indexmerkmale, wie z. B. Aktenname, Aktenstatus, Antragsdatum etc. können nach Anforderung je Aktentyp (Produkt) vom Systemadministrator definiert werden.
Aktenvorblätter sind eine spezielle Form von Objektklassen. Über die Zuordnung eines Aktenvorblatts zu einem Produkt werden die Eigenschaften definiert, die eine Akte haben soll, die in diesem Produkt angelegt wird.
Aktenvorblätter werden als „XML“-Dateien abgelegt und können mit der Anwendung „eDesigner“ erstellt werden.