Um eine passende Vorlagenstruktur aufbauen zu können, ist es wichtig, die Arbeitsweise von g2vb mit Dokumentvorlagen zu verstehen.
Achtung:
In diesem Abschnitt des Handbuchs wird der Begriff „Template“ für die Vorlagen-Datei einer Textverarbeitungssoftware (in MS Word z. B. *.dot) verwendet. In MS Word wird diese Vorlage als Dokumentvorlage bezeichnet.
Dokumente werden in g2vb auf der Basis von Vorlagen erstellt. Eine Vorlage legt den Aufbau und bestimmte Teile des Inhalts (z. B. Adresse, Betreff, ...) eines Dokuments fest.
Hinter jeder Dokumentvorlage verbirgt sich eine Template - Datei der verwendeten Textverarbeitungssoftware (z. B. Word: dot-Vorlage). In dem Template sind z. B. die Textmarken enthalten, die festlegen, wo genau bestimmte Vorgangsdaten eingetragen werden sollen (z. B. Adressat, Betreff, Beginn des Textabschnitts für Textbausteine, ...).
Die Grobstruktur ist also im Template festgelegt, bei der Dokumenterstellung werden die Inhalte in das Template übernommen.
Zunächst muss also ein passendes Template in der Textverarbeitungssoftware bereit stehen, dass die passenden Texte, Textmarken und Textbereiche enthält.
Dieses wird dann im DMS archiviert (in einem Container „=Objektklasse“, der nur Templates, also Vorlagen enthält).
Als nächstes wird im Admin-tool eine Dokumentvorlage bekannt gegeben, die auf das Template im DMS verweist.
Zu dieser Dokumentvorlage wird dann schon festgelegt, wie die Textmarken und u. U. Textbereiche später befüllt werden sollen, wenn in einem bestimmten Vorgang ein Dokument auf der Basis dieser Dokumentvorlage erstellt wird. Außerdem werden bestimmte Suchbegriffe und Ablagekriterien für eAkte und DMS vordefiniert.
In der Fachanwendung g2vb kann ein Sachbearbeiter nun ein Dokument auf der Basis der hier erfassten Dokumentvorlage erstellen. Das erstellte Dokument wird hierbei über die getroffenen Definitionen „Textmarken, Textbereiche, Produkt / Objektklassen / Indexwerte-Zuordnung“ mit den gewünschten Informationen aus der aktuellen Vorgangsbearbeitung gefüllt. Das fertige Dokument wird automatisch in DMS abgelegt und über die Produkt / Objektklassen / Indexwerte - Zuordnung in die elektronische Akte einsortiert.