Jedes Dokument kann als Entwurfsversion oder als Vollversion archiviert werden. Äußerlich sind Entwurfsversionen durch zweigliedrige Versionsnummern (z. B. 1.1, 2.3, 2.10, …), Vollversionen durch eingliedrige Versionsnummern (1.0, 2.0, …) gekennzeichnet.
So können Dokumente als Entwurfsversionen abgelegt werden, solange die Bearbeitung nicht abgeschlossen ist. Natürlich können auch „alte“ Entwurfsversionen jederzeit wieder eingesehen werden.
Sobald ein „sicherungswürdiger“ Stand vorliegt, kann ein Dokument als Vollversion abgelegt werden.
Konfigurierbar können z. B. auch alle Vollversionen automatisch (über den Konvertierdienst) als Langzeitformate abgelegt werden.
Eine Vollversion ist also eine fertige Fassung eines Dokuments (aus Sicht des Erstellers). Vollversionen können nicht unwiderruflich überschrieben werden.