Um bestimmte Textbausteine einfach auffinden zu können, muss eine logische Gliederung vorliegen. Ein Textbaustein kann, um auffindbar zu sein, nach Sachthema- Typ und Sachthema gegliedert werden.
Im Admin-Tool sind diese beiden Gliederungsebenen in einer Auswahlbox zusammengefasst:
Inhalt in der Auswahlbox entspricht „Sachthema“ („Sachthema Typ“)
Ohne vorherige Auswahl des Sachthemas (bzw. Sachthema-Typs) (Auswahlbox „Sachthema“) ist es nicht möglich, neue Textbausteine hinzuzufügen.
Um in der Anwendung bei der Erstellung eines Dokumentes den Sachbearbeitern das Auffinden eines Textbausteines noch weiter zu vereinfachen, kann dieser nur einem bestimmten Vorgangstyp und darunter nur einer bestimmten Dokumentvorlage zugeordnet werden. Allerdings wird dann der Administrationsaufwand extrem hoch.
Folgende Gliederung ist also möglich:
Bestimmter Vorgangstyp (oder „Alle“ oder „undefiniert“)
Bestimmte Dokumentvorlage (oder „Alle“ oder „undefiniert“)
Sachthema Typ
Sachthema
Diese Gliederung wird auch als Zuordnung bezeichnet.