Schlagworte dienen dem schnellen Auffinden von Akten oder Dokumenten, sie sollten sich prägnant auf den Inhalt (Funktion) der Akte / des Dokuments beziehen. Es können je Akte / Dokument mehrere Schlagwörter hinterlegt werden, die einfach mit Zeilenschaltung getrennt sind:
Bei der Aktensuche / Dokumentsuche kann dann gezielt über diese Schlagworte gesucht werden.
Schlagwörter sollten möglichst einheitlich bleiben (keine Doppelvorkommen, wie z. B. „Protokoll“, „Sitzungsprotokoll“, „Prot.“ etc.), aussagekräftig sein und insgesamt sollte die Anzahl der Schlagwörter nicht zu unübersichtlich sein.
Darum macht es Sinn, Schlagwörter nur als Auswahlliste zur Verfügung zu stellen (ohne manuelle Eingabe durch die Anwender). In DMS³ können im Admin-Tool für Produkt/Objektklassen eine solche feste Liste von Schlagworten vergeben werden.