Achtung: Diese Funktionalität steht momentan nur in der OpenOffice - Dokumentgenerierung bereit (am Applikationsserver wird OpenOffice zur Dokumentgenerierung verwendet – das ist der Standardfall– im Zweifelsfall fragen Sie bitte Ihren Systembetreuer).
Um Vorgangsinformationen in die Kopf- oder Fußzeile übergeben zu können, werden konfigurierbare Platzhalter für die Dokumentvorlagen (des Bereichs Dokumenterstellung) und Gebührenvorlagen definiert.
Hintergrund: mit Word2010 ist es nicht möglich, „normale“ Textmarken in Kopf- oder Fußzeilen zu übergeben.
Um diese Einschränkung zu umgehen, ordnen Sie einer Dokumentvorlage einen „Platzhalter“ zu, der die Funktion einer Textmarke übernimmt.
Zunächst müssen also Zeichenfolgen als Platzhalter an die entsprechende Stelle in der Template – Datei eingetragen werden. Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte den Bedienhinweisen Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. MS Word).
Die als Platzhalter verwendete Zeichenfolge wird später bei der Dokumenterstellung im Dokument gesucht und mit der gewünschten Information ersetzt. Sie sollten deshalb den „Namen“ des Platzhalters so eindeutig zu vergeben, dass nicht versehentlich zusätzlich andere Wörter ebenfalls ersetzt werden. Möglich ist das z. B. über „Namenskonventionen“ (z. B. PLH_Eingangsdatum, PLZ_Aktenzeichen, …).
Nachdem Sie den Platzhalter in der Template – Datei eingetragen haben, muss im Admintool zugeordnet werden, für welche Vorgangsinformation der Platzhalter stehen soll. Die Zuordnung, mit welchen Vorgangsinformationen bestimmte Platzhalter gefüllt werden sollen, findet je Dokumentvorlage statt:
Dazu klicken Sie bitte beim entsprechenden Dokument auf
das Symbol 
‚Elemente zur
Dokumentgenerierung (Textmarken, Parameter, Tabellen, Platzhalter)’. Es öffnet
sich ein Dialog in dem Sie in der Auswahlliste ‚Element für die
Dokumentgenerierung’ den Eintrag ‚Platzhalter’ auswählen. Nun sehen Sie alle
dieser Dokumentvorlage zugeordneten Platzhalter mit den zugehörigen
Vorgangsinformationen.
Sie können einen neuen Platzhalter zu dieser Dokumentenvorlage erstellen, indem Sie die Schaltfläche ‚Hinzufügen’ drücken. Es erscheint ein Eingabedialog, in den Sie den „Namen“ des Platzhalters eingeben. Danach wählen Sie entweder aus der Auswahlliste die Vorgangsinformation aus oder tragen einen ‚Direktwert’ ein, um festzulegen, wie der Platzhalter gefüllt werden soll.
Um die Eigenschaften eines bereits existierenden Platzhalters
zu ändern, klicken Sie bitte auf das Symbol 
‚Bearbeiten’. Zum Löschen eines
Platzhalters klicken Sie bitte beim entsprechenden Eintrag auf das Symbol 
‚Löschen’.