Mit Textvariablen ist es möglich, Vorgangsinformationen im Textfluss eines Dokumentes einzutragen. Dazu werden vordefinierte Textvariablen in Textbausteinen hinterlegt. Wird ein entsprechender Textbaustein während der Vorgangsbearbeitung in ein Dokument übernommen, wird die Textvariable automatisch mit der entsprechenden Vorgangsinformation (z. B. dem Datum Abschlussdokument) gefüllt. Die Vorgangsinformation (z. B. das Antragsdatum) ist dann im Text an dieser Stelle eingetragen.
Im Beispiel des obigen Textbausteines ist die Textvariable „DatumAbschlussdokument“ enthalten.
Es muss jetzt hinterlegt werden, welche Vorgangsinformation in die Textvariablen „DatumAbschlussdokument“ eingetragen werden sollen. Das geschieht im Stammdatenpunkt ‚Texterfassung | Textvariablen’ :
Beim Übernehmen dieses Textbausteins wird in der Anwendung also „DatumAbschlussdokument“ mit der Information aus der Anwendung gefüllt:
=>
Sie können eine neue Textvariable anlegen, indem Sie die Schaltfläche ‚Hinzufügen’ drücken. Bitte vergeben Sie eine selbsterklärende Bezeichnung für die neue Textvariable. Jetzt müssen Sie noch die Vorgangsinformation aus der Auswahlbox auswählen, mit der die Textvariable im Dokument befüllt werden soll. Die gewünschte Vorgangsinformation muss dazu bereits vordefiniert und in der Liste enthalten sein (s. dazu Hilfethema ‚Vorgangsinformationen’).
Eine vorhandene Textvariable können Sie verändern, indem Sie
bei der entsprechenden Textvariable auf das Symbol 
‚Bearbeiten’ klicken. Zum Löschen einer
vorhandenen Textvariable klicken Sie bitte beim entsprechenden Eintrag auf das
Symbol 
‚Löschen’.
Daraufhin werden in einer Sicherheitsabfrage alle Daten angezeigt. Wenn Sie die
Löschabfrage bestätigen, wird die Textvariable gelöscht.