Beim Vorindexieren wird nur der Indexsatz eines Dokuments im DMS angelegt und mit einem Barcode „belegt“.
Diese im DMS zur Verfügung stehenden Dokumenteigenschaften verweisen nun auf eine „Leerstelle“ im Archiv.
Das zugehörige Papierdokument wird mit dem zugehörigen Barcode-Aufkleber versehen und irgendwann zum Scannen gegeben. Die Barcode-Nummer verbindet die Indexdaten und das gescannte Dokument, z. B. durch eine automatische Barcodeerkennung bei den Scann-Prozessen. Dieser Vorgang wird als „Nacharchivieren“ bezeichnet.
Die Kombination aus „Vorindexieren“ und „Nacharchivieren“ wird auch als „Spätes Scannen“ bezeichnet.
Fachlicher Hintergrund:
Wenn die Informationen zu einem Dokument bereits vor dem Dokument zur Verfügung stehen, können diese bereits vorab festgehalten werden und z. B. schon in die richtige Akte einsortiert werden.
Wenn das Dokument in nicht archivierbarer Form vorliegt (z. B. Papierform) und an zentraler Stelle (z. B. Scann-Stelle) archiviert wird: hier kann über Barcodes eine automatische Zuordnung erfolgen.