Checkout

Bevor ein archiviertes Dokument bearbeitet werden kann, muss ein Checkout durchgeführt werden.

Vom betroffenen Dokument wird eine lokale Kopie auf Ihrem Laufwerk erstellt (der Pfad wird vom Systemadministrator eingestellt). Änderungen werden in dieser lokalen Kopie durchgeführt. Weiterhin bedeutet dies:

•      das Dokument kann nur vom Checkout-Benutzer bearbeitet/geändert werden,

•      alle anderen Benutzer können auf das Dokument nur lesend zugreifen. Ein weiterer Checkout eines anderen Benutzers ist nicht möglich.

•      das Dokument bleibt solange ausgecheckt, bis der Checkout-Benutzer es wieder eincheckt oder

•      der Checkout-Vorgang abgebrochen wird.

Ausgecheckte Dokumente sind in den Anwendungen besonders gekennzeichnet. Daran kann jeder Benutzer im System erkennen, dass die Version, die aktuell im Archiv ist, u. U. veraltete Daten enthält, da sich das Dokument in Bearbeitung befindet.

Um die Änderungen nach der Bearbeitung wieder ins Archiv zu sichern, muss ein Checkin durchgeführt werden. Dabei erhält das Dokument eine neue Versionsnummer(s. dazu Hilfethema „Entwurfsversion / Vollversion“), die Änderung aller Versionen ist dokumentiert.