Bezeichnung

Beschreibung

Vorlagenart

Vorlagenart „Normal“ bedeutet, dass die Dokumentvorlage für alle Schreiben außer Gebührenberechnung verwendet wird. Vorlagenart „Gebühr“ wird für Vorlage der Gebührenberechnung verwendet.

Kurzbezeichnung

Über Eingabe der Kurzbezeichnung kann das Dokument in der Dokumenterstellung ausgewählt werden. Die Auswahl über Auswahllisten entfallen dann (=> Schnellerfassung).

Beschreibung / Bezeichnung

Unter der hier eingegebenen Bezeichnung kann die Vorlage später im g2vb in der Auswahl gefunden werden. Außerdem wird diese Bezeichnung bei der Dokumenterstellung standardmäßig als Dokumentname vorgegeben.

Feste Vorbelegung

Wenn bei der Dokumentvorlage diese Option angehakt ist, wird das Dokument bei der Dokumenterstellung immer in der Objektklasse archiviert, die hier bei der zugrundeliegenden Vorlage angegeben wurde (s. Auswahlbox ‚Objektklasse’).

Option „aktiviert“

Mit dieser Option ist es möglich, momentan nicht benötigte Vorlagen aus der Anzeige zu nehmen. Da die Definition der Vorlagen recht aufwändig ist, ist diese Möglichkeit dem sofortigen Löschen oft vorzuziehen.

Erste DMS-Versionsnr.

Legt fest, ob das in g2vb erstellte Dokument standardmäßig als Vollversion (Einstellung „1.0“) oder als Entwurfsversion (Einstellung „0.1“) archiviert werden soll.

Barcode

Beim Aktivieren dieser Option wird bei einer Textmarke ‚Barcode’ mit einem Barcodegenerator ein Barcode in jedes erstellte Dokument eingetragen. Mit dieser Barcode-Funktion können u. a. Dokumentveränderungen (z. B. unterschriebene Dokumente) sehr komfortabel wieder ins DMS zurückarchiviert werden (automatische Archivierung und Vorgangszuordnung während des Scannvorgangs).

Dokumentbereich

Hier wählen Sie aus, unter welchem Dokumentbereich die Dokumentvorlage im g2vb gefunden werden kann (s. dazu Hilfethema ‚Dokumentbereiche’).

Dokument Unterbereich

Hier wählen Sie aus, unter welchem Dokument-Unterbereich die Dokumentvorlage im g2vb gefunden werden kann (s. dazu Hilfethema ‚Dokument Unterbereiche’).

Option „Vorlage für Gebührenberechnung“

Soll diese Dokumentvorlage als Dokument in der Gebührenberechnung zur Verfügung stehen?

Rolle (Adresstyp)

Bei der Dokumenterstellung wird der Empfänger voreingestellt. Der voreingestellte Empfänger ist der Beteiligte mit dem hier ausgewählten Adresstyp.

Ersatzempfänger

In der Anwendung können Adressen verknüpft werden, z. B. ein Antragsteller hat einen Bevollmächtigten.

Hier kann ausgewählt werden, dass bei verknüpften Adressen der tatsächliche Dokumentempfänger in der Anwendung nicht mehr der eigentliche Empfänger ist (lt. Empfänger-Adresstyp) sondern der Ersatzempfänger (mit Ersatzempfänger-Adresstyp).

Die Verknüpfungsarten sind in den Auswahlfeldern zu pflegen: Dazu rufen Sie bitte das Menü „Auswahlfeld“ / „Doppelfeld“ und wählen hier den Eintrag „VERKNUEPFUNGSART“ aus.

Wiedervorlage-Text

Bei der Freigabe eines erstellten Dokuments wird ein Eintrag in die ToDo-Liste vorgenommen. Hier kann für eine Dokumenvorlage ein Text eingegeben werden, der dann im Eintrag in der Todo-Liste erscheint. Zusätzlich kann dieser Text mit Textvariablen (z. B. Name des Dokumentempfängers) versehen werden, die dann bei der Dokumentfreigabe mit Vorgangsinformationen gefüllt werden.

(Bespiel:

(WV-Text der Vorlage: "Eingang Stellungnahme von #Textvariable=Empfaenger# prüfen"

wird zu ToDo-Eintrag: "Eingang Stellungnahme von Umweltamt prüfen")

Wiedervorlage-Frist

Hier werden die Tage oder Monate eingetragen, auf deren Basis die Wiedervorlagefrist berechnet wird (z. B. „35 T“ = 35 Tage oder „2 M“ = 2 Monate).

Wiedervorlage-Empfänger

Hier kann ausgewählt werden, wer der „Auftragnehmer“ der generierten Wiedervorlage (s. o.) werden soll.

Sollte kein Empfänger vorgegeben sein, wird bei Dokumentfreigabe in der Anwendung der angemeldete Benutzer eingetragen.

Versendeart

Je Vorlage (für „Normal“ und „Gebührenberechnung“) kann eine Standardversendeart ausgewählt werden.

Diese wird dann in der Anwendung beim Anlegen eines Dokumentes vorgeblendet.

Standardabsender

Es kann je Vorlage (für „Normal“ und „Gebührenberechnung“) ein Standardabsender ausgewählt werden.

Zusätzlich ist ein Standardabsender im Admin-Tool konfigurierbar: im Menü "Extras/ Allg. Einstellungen" " Dokument / Standardabsender ".

Beim Anlegen eines Dokuments in der Anwendung wird davon ausgehend automatisch ein Standardabsender eingetragen.

Die Vorbelegung ergibt sich folgendermaßen:

Vorrang hat der in der Vorlage ausgewählte Absender. Ist dieser nicht gefüllt, wird der Absender aus den Konfigurationseinstellungen verwendet.

Gibt es auch hier keine gültige Vorgabe, wird der angemeldete Benutzer vorbelegt.