Indexmerkmale sind feste Eigenschaftswerte, die in der Systemadministration zu Objektklassen bzw. Produkt/Objektklassen-Kombinationen hinzugefügt werden können.
Beim Anlegen und Archivieren können die Indexmerkmale dann über die jeweilige Produkt/Objektklassen-Kombinationen automatisch zu den Dokumenten und/oder Akten (über das Dokument „Aktenvorblatt“) zugeordnet werden und bestimmen die Eigenschaften dieser Dokumente und/oder Akten.
Sie dienen somit der Beschreibung bzw. unterstützen bei der Suche abgelegter Dokumente bzw. Akten.
Generell sind Indexmerkmale die Langzeitinformation eines Dokuments. Sie überleben die jeweilige Anwendung (Anwendung durchschnittlich ca. 10 Jahre, Dokumente > 30 Jahre!) und werden oft auch als „Meta-Information“ bezeichnet