Beim Vorarchivieren wird ein Dokument mit „leerem“ Indexsatz (also ohne Dokumenteigenschaften) archiviert. Um das Dokument im Archiv nicht „zu verlieren“ muss hierbei mit einem Barcode gearbeitet werden.
Dabei kann das Dokument mit einem Barcode-Aufkleber versehen werden oder der Barcode manuell eingegeben werden.
Die Dokumenteigenschaften (Indexsatz) werden dann beim Nachindexieren über den Barcode zum archivierten Dokument zugeordnet.
Die Kombination aus „Vorarchivieren“ und „Nachindexieren“ wird auch als „Frühes Scannen“ bezeichnet.
Fachlicher Hintergrund:
Oft gibt es eine „zentrale Archivierstelle“, an der alle eingehenden Dokumente archiviert werden (z. B. scannen). Diese Arbeit wird von Anwendern übernommen, denen die fachlichen Eigenschaften der Dokumente nicht bekannt sind oder die teilweise gar keinen Zugriff auf die Fachanwendungen haben (z. B. beim Archivieren über den Posteingangsclient).
Es kann aber auch sein, dass ein relevantes Dokument bereits vorliegt, bevor ein Vorgang bzw. Verfahren angelegt wird (also bevor die zugehörige eAkte existiert) und bei dem die Dokumenteigenschaften somit noch nicht klar sind.