Barcodes werden benötigt, wenn das Scannen von Papierdokumenten nicht an jedem Arbeitsplatz möglich ist, z. B. in folgenden Situationen:
- Vorarchivierung von Dokumenten (s. dazu Hilfethema „Vorarchivieren“): Dokumente erhalten beim Posteingang einen Barcodeaufkleber und werden dann ins DMS archiviert, ohne eine direkte Zuordnung zu einer Akte zu erhalten => nachträgliche Zuordnung durch zuständigen Sachbearbeiter über Barcode
- Vorindexieren von Dokumente (s. dazu Hilfethema „Vorindexieren“): Ein eingegangenes Dokument wird als „Leerstelle“ in der passenden Akte angelegt und erhält vom zuständigen Sachbearbeiter einen Indexsatz und einen Barcodeaufkleber. Beim Nacharchivieren wird das Dokument über den Barcode zugeordnet (automatische Zuordnung bei Barcodescanner möglich) (s. dazu Hilfethema „Nacharchivieren“).
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Manuelle Nachbearbeitung erzeugter Dokumente, z. B. für spätere Unterschrift:
ein Dokument kann mit einem Barcode erstellt und danach ausgedruckt werden.
Nach der Unterschrift wird das Dokument wieder eingescannt und über den
aufgebrachten Barcode automatisch wieder als neue Version erkannt.