Änderungen an Dokumenten müssen wegen der Multiuser-Umgebung und Revisionssicherheit dokumentiert und ohne Datenverlust durchgeführt werden. Die Kontrollmechanismen Checkin und Checkout stellen dies sicher.
Durch dieses Vorgehen erfolgt also neben der Steuerung des Benutzergriffs gleichzeitig eine rechtssichere Nachvollziehbarkeit der Entstehung eines Dokuments durch Versionisierung.