Jeder Vorgangstyp bekommt ein Kürzel. Wird in der Anwendung ein Vorgang zu einem bestimmten Vorgangstyp angelegt, wird das Kürzel im Aktenzeichen angezeigt. Es ist damit eine jederzeit verfügbare Information, welchen Vorgangstyp ein Vorgang hat.
Bitte geben Sie für den Vorgangstyp die gewünschte Bezeichnung ein.
Sollten mehrere Fachschalen eingesetzt werden, muss noch angegeben werden, für welche Fachschale der bearbeitete Vorgangstyp gelten soll.
Über die Auswahlbox DMS³Produkt wird festgelegt, in welches DMS-Produkt die in der Anwendung für diesen Vorgangstyp erstellten Dokumente abgelegt werden sollen. Über die Zuordnung des Produkts zum Vorgangstyp werden zugleich die Zugriffsberechtigungen für einen Vorgang festgelegt.
Achtung: soll in der Anwendung nur ein ausgewählter Personenkreis Zugang zu bestimmten Vorgängen haben (z. B. Klagen, Widersprüche, Kredit, ...) sollte die Zugriffsberechtigung auf jeden Fall über die Produktzuordnung vergeben werden, da sonst auf die im Vorgang erstellen Dokumente außerhalb der Anwendung z. B. mittels DMS zugegriffen werden kann.
Über das Merkmal ‚Aktiviert’ wird festgelegt, ob zu diesem Vorgangstyp noch Vorgänge angelegt werden können (s. dazu Hilfethema ‚Vorgangstyp aktivierten’).
Über die AB-Gruppe wird festgelegt, welche Aufgabenbögen im jeweiligen Vorgangstyp zur Verfügung stehen. Das ist eigentlich nur relevant, wenn tatsächlich die Auswahl der verfügbaren Aufgabenbögen für verschiedene Vorgangstypen angepasst werden soll. Im Menüpunkt ‚Vorgangsdaten / Vorgangstypen’ wird die AB-Gruppe nur als Info angezeigt. Die AB-Gruppe anpassen bzw. Vorgangstypen der AB-Gruppe zuordnen können Sie im Bereich Aufgabenbögen (s. dazu Hilfethema ‚AB-Gruppen’).
Die Eingabe ins Feld ‚Freifeld’ oder ‚Kennziffer’ ist optional. Das Feld steht für freie Eingaben (z. B. Bemerkungen, Zusatzinfos, ...) zur Verfügung.
Um zu einem neu angelegten Vorgangstyp auch tatsächlich Vorgänge erfassen zu können, müssen Sie noch folgende Schritte unternehmen:
1. Berechtigung erteilen
Sie müssen noch die Berechtigung für diesen Vorgangstyp erteilen. Beim Anlegen eines Vorgangstyps wird automatisch ein entsprechender Eintrag in die Rechteliste vorgenommen (s. dazu Hilfethema ‚Rechteliste’). Darauf hat zunächst niemand Zugriffsrechte. Sie müssen erst den entsprechenden Rollen (bzw. Benutzern) Zugriffsrechte auf diesen neuen Eintrag erteilen.
2. Eingangserfassungsmaske festlegen
Je Vorgangstyp können unterschiedliche Dialoge für die Eingangserfassung verwendet werden. Zu einem neuen Vorgangstyp muss entsprechend erst festgelegt werden, welche Eingangserfassungsmaske verwendet werden soll (s. dazu Hilfethema ‚Vorgangstyp / URI’).