Anmerkung: Zur besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument teilweise auf geschlechtsspezifische Formulierungen verzichtet. Die verwendeten Formulierungen richten sich jedoch ausdrücklich an beide Geschlechter.
Die Flexibilität bei der Verwaltung der Dokumentvorlagen wurde auf vielfachen Kundenwunsch erheblich gesteigert.
Durch diese hinzugewonnene Flexibilität ist natürlich auch die Komplexität der Administration gestiegen. Da nicht in jeder Firma oder jedem Amt diese komplexen Ablage- und Rechtestrukturen nötig sind, sind Standardzuordnungen in g2vb vorgegeben, mit denen sehr einfach die benötigten Dokumentvorlagen eingerichtet werden können. Mit diesen Standardzuordnungen können die meisten Administratoren die Erfordernisse ihrer Anwender abdecken.
Dieses Kurzhandbuch beschreibt komplexere Zuordnungsstrukturen, die über die Standardanforderungen hinausgehen und richtet sich somit auch nur an einen Bruchteil der g2vb - Administratoren.
Bitte prüfen Sie zunächst, ob in Ihrem Hause die Standardzuordnungen ausreichend sind oder ob tatsächlich komplexere Zuordnungsstrukturen nötig sind. Das Arbeiten mit Standardzuordnungen ist im Hilfethema ‚Dokumente’ beschrieben.
Im Folgenden ist eine Kurzbeschreibung der neuen Strukturen:
Durch die Einführung von Vorlagenarten (s. Kapitel Vorlagenarten) wurde die Möglichkeit geschaffen, alle Arten von Dokumente konfigurierbar zu machen (normale Dokumente, Gebührenberechnungen, Checklisten, Statistik- und Suchabfragen, ...).
Weiterhin wurde die direkte Zuordnung von Indexwerten (=Suchbegriffe und Aktenstruktur) zur Dokumentvorlage entkoppelt. Diese feste Zuordnung bedeutete in früheren Versionen vor allem dann einen sehr hohen Administrationsaufwand, wenn Indexwerte geändert werden mussten und viele Dokumentvorlagen eingepflegt waren.
Über die jetzige Zwischenschicht der Indexgruppen (s. Kapitel Indexgruppen) ist eine Änderung des Indexmerkmals nur in der jeweiligen Indexgruppe durchzuführen; die Änderungen stehen dann automatisch in den jeweiligen Dokumentvorlagen zur Verfügung.