Indexgruppen sind eine Zusammenfassung von Indexmerkmalen (Indexe und zugehörige Vorgangsinformationen), die zur besseren Wiederverwendbarkeit gruppiert wurden.
Sobald Sie eine Objektklasse in g2vb übernommen haben, müssen Sie für diese Objektklasse die passenden Indexmerkmale hinzufügen. Ohne Indexmerkmale kann die Objektklasse nicht genutzt werden. Indexgruppen werden u. a. verwendet, um bei der späteren Zuordnung der Produkt/Objektklasse zu den Vorgangstypen je Vorgangstyp unterschiedliche Indexgruppen (und damit Indexmerkmalen) zu ermöglichen.
D. h. eine Produkt/Objektklassen-Kombination hat mindestens eine Indexgruppe (mit bestimmten Indexmerkmalen), sie kann jedoch auch noch mehrere andere Indexgruppen mit anderen Indexmerkmalen haben.
Indexmerkmale sind wichtige Dokumentmerkmale im Bezug auf die elektronische Akte (nachfolgend als eAkte bezeichnet) und das Dokumentmanagement (DMS). Über die Indexwerte eines Dokuments wird dieses in die Ordner der eAkte einsortiert. Im DMS kann das Dokument über die Indexwerte gesucht werden, diese fungieren also als Suchkriterien.
Gleichartige Dokumente sollten also unabhängig vom Bearbeiter immer gleich in die eAkte einsortiert bzw. mit den gleichen Suchbegriffen versehen werden. Um dies zu gewährleisten, kann der Administrator die Verwendung bestimmter Ordnerstrukturen und Indexwerte vorgeben bzw. festlegen.
Damit kann die Qualität der Aktenführung grundlegend verbessert werden.
Die Indexgruppe sind dabei ein wichtiges Tool zur Arbeitserleichterung, da es zur Zusammenfassung mehrerer Einzelindexe dient.
Im folgenden Schaubild wird die Struktur der Indexgruppen und Indexgruppen-Zuordnungen noch mal verdeutlicht:
|
Erläuterung zu |
Erläuterung |
|
1 |
Die Vorlagenarten sind fest vorgegeben, z. B. ‚Normal’, ‚Generisch’, ... s. o. |
|
2 |
I = Indexwert Indexwerte werden zunächst in DMS3 angelegt; Zur Zuordnung in g2vb werden diese über Auswahl der Prod. /Obj. in g2vb bekannt gegeben und der Indexgruppe zugeordnet
V = Vorgangsinformation Indexwerte können aus Vorgangsinformationen gefüllt werden. |
|
3 |
In den Stammdaten von DMS3 wird festgelegt, welche Objektklassen in bestimmten Produkten zur Verfügung stehen. |
|
5 |
Beim Anlegen eines Vorgangstyps wird bereits die Produktzuordnung festgelegt. |
|
6 |
Bei der Zuordnung von „Produkt/ Obj./ IG / Vorlagenart“ - Kombinationen zu einem bestimmten Vorgangstyp stehen nur die Kombinationen zur Verfügung, die zu einem Produkt gehören, das für den Vorgangstyp freigegeben ist (5/6). |
|
7 |
Vorlagen können einer „Produkt/ Obj./ IG / Vorlagenart – Kombination“ zugeordnet werden (auch mit der Angabe „feste Vorbelegung“) - dann ist die Zuordnung bei der Dokumenterstellung automatisch (und bei „fester Vorbelegung“ auch zwingend) - Dokumentvorlagen müssen aber nicht zwingend einer „Produkt/ Obj./ IG / Vorlagenart – Kombination“ zugeordnet werden => bei der Dokumenterstellung wird dann die Produktzuordnung aus dem Vorgangstyp entnommen, Objektklasse und Dokumenttyp-Detail müssen dann manuell ausgewählt werden. |
Die oben gezeigte Struktur zeigt zugleich auch die einzelnen Arbeitsschritte, die dann so auch als Funktionen im Admin-Tool durchzuführen sind:
Schritt 1: Anlegen einer Indexgruppe mit Zuordnung der Indexwerte und zugehörigen Vorgangsinformationen
Link: 
(s. dazu Hilfethema ‚Indexgruppen
verwalten’)
Schritt 2: Zuordnung von Produkt / Objektklasse / Indexgruppe
Link: 
(s. dazu Hilfethema ‚Zuordnung von Produkt /
Objektklasse / Indexgruppe’)
Schritt 3: Hier kann der Administrator einschränken, welche Objektklassen für bestimmte Vorgangstypen zur Verfügung stehen sollen. Damit können auch schon bestimmte Akten- oder Zugriffstrukturen vordefiniert werden (in dem nur ein eingeschränkten Umfang von Objektklassen in bestimmten Vorgängen zur Verfügung steht):
Link: 
(s.
dazu Hilfethema ‚Zuordnung
von Produkt/Objektklasse zu Vorgangstypen')
Sie können hier die Entscheidung treffen, ob der Anwender im Verfahren eine Vorbelegung bekommen soll, in welche eAkten - Struktur er sein Dokument ablegt oder ob er diese Entscheidung selbst treffen soll:
Für die Vorbelegung wird die Zuordnung der Dokumentvorlage zu Produkt / Objektklasse / Indexgruppe vorgenommen:
Link: 
(s. dazu Hilfethema ‚Zuordnung
von Produkt/Objektklasse zu Vorlagen’)