Grundsätzlich ist für das Verständnis dieses Kapitels die Bedeutung von Vorlagearten als Basiswissen nötig (s. dazu Hilfethema ‚Vorlagearten’).
Zunächst wird die Dokumentvorlage in üblicher Weise erstellt (s. dazu Hilfethema des Admin-tools ‚Dokumentvorlagen’). Diese Dokumentvorlage enthält die Informationen:
- verwendete template-Datei (aus DMS)
- (Vorlagenart = ‚Normal’)
- Textmarken
- Textbereiche
- Textbereiche/Textbausteine
Diese Dokumentvorlage kann nun einen oder mehrere Produkt/Objektklassen-Kombinationen zugeordnet bekommen (s. dazu Hilfethema ‚Arbeitsschritte’).
Im Bau-Bereich wird in den meisten Fällen nur mit einem Produkt gearbeitet. Wenn dann auch die Ablage des Dokuments in der eAkte und die verwendeten Suchkriterien immer identisch sind, wird der Vorlage NUR EINE Produkt / Objektklassen-Kombination zugewiesen:
Abb.: Die Dokumentvorlage (‚Ausgangsschreiben’) besitzt EINE Zuordnung zu Produkt / Objektklasse ( im Bsp.: ‚Genehmigungsverfahren’ und Objektklasse ‚Schriftverkehr’).
Es können aber auch zu einer Dokumentvorlage mehrere Produkt / Objektklassen-Kombination zugewiesen werden. Das ist nötig, wenn eine Standard - Dokumentvorlage für verschiedene Schreiben gleichen Aufbaus, aber unterschiedlicher Rechte- oder Ablagestrukturen (bzw. Suchkriterien) verwendet wird.
In diesem Falle müssen die Arbeitsschritte zur Zuordnung der Dokumentvorlage zu der nächsten Produkt/Objektklassen-Kombinationen erneut ausgeführt werden (s. dazu Hilfethema ‚Arbeitsschritte’).
Abb.: Die Dokumentvorlage (‚Ausgangsschreiben’) besitzt jetzt mehrere Zuordnungen zu verschiedenen Produkt / Objektklasse.
Die Darstellung im Dialog ‚Zuordnung Vorlage / Produkt / Objektklasse / Vorlagenart / Indexgruppe’ verdeutlicht das noch zusätzlich:
Abb.: Die Dokumentvorlage (‚Ausgangsschreiben’) ist in der Zuordnungstabelle zweimal eingetragen, jeweils mit der entsprechenden Produkt / Objektklassen - Zuordnung. Zur besseren Verdeutlichung werden Mehrfacheinträge einer Dokumentvorlage kursiv dargestellt.
Achtung:
Wenn einer Dokumentvorlage mehrere Produkt-/ Objektklassen – Kombinationen zugeordnet werden sollen, gilt es folgendes zu beachten:
Die Objektklassenzuordnung zur Dokumentvorlage muss immer eindeutig sein, d. h. es ist z. B. nicht möglich, zwei gleiche Produkte mit jeweils unterschiedlichen Objektklassen zu verwenden.
Hintergrund:
In g2vb ist nur für Dokumenterstellung und Gebührenberechnung die manuelle Auswahl der Objektklasse möglich. Für Ausdruck der Notizen, Aufgabenbögen, etc. muss und soll sich die Objektklasse automatisch ergeben (damit eben nicht eine zusätzliche Auswahl der Objektklasse erforderlich ist). Die Produktzuordnung ergibt sich für ein Vorgangsdokument automatisch über den ausgewählten Vorgangstyp. Somit muss die Zuordnung der Dokumentvorlage zur Objektklasse für jedes Produkt eindeutig sein.